Zaaranżowanie przestrzeni biurowych musi być bardzo starannie przemyślane. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w każdym biurze przyda się sala konferencyjna. Odpowiedź jest prosta: zdecydowanie tak! Dzięki sali konferencyjnej można przeprowadzać szkolenia oraz spotkania projektowe i z partnerami biznesowymi.
Dodatkowo, tego typu pomieszczenie umożliwia przeprowadzanie specjalnych wideokonferencji czy też oglądanie filmów tematycznych, związanych z realizowanymi przedsięwzięciami biznesowymi. W niniejszym artykule omawiamy korzyści wynikające z zaaranżowania sali konferencyjnej w biurze, która jest istotnym elementem każdej dobrze działającej firmy.
Sala konferencyjna – co trzeba wiedzieć?
Sala konferencyjna absolutnie powinna być integralną częścią każdej przestrzeni biurowej. Omawiane pomieszczenie pełni bardzo istotną funkcję w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Można tu organizować różnorodne spotkania biznesowe, prezentacje, szkolenia a także (często trwające bardzo długo) negocjacje z partnerami biznesowymi. Jest to niezbędny element w zakresie efektywnej komunikacji i współpracy w przedsiębiorstwie. Dzięki swojemu specyficznemu „wyłączeniu” nie zakłóca pracy pozostałych działów firmy, zapewniając jednocześnie poufność spotkań – zarówno w obrębie wewnętrznych procesów, jak i kontaktów z kontrahentami.
Bardzo istotne jest jednak to, aby każdy element sali konferencyjnej był perfekcyjnie dopasowany i właściwie wybrany – zarówno jeśli chodzi o stoły konferencyjne, krzesła konferencyjne, projektory, elementy oświetlenia itd. Jest to bardzo ważne, ponieważ dbałość o komfort osób przebywających w tym pomieszczeniu przynosić będzie wiele wymiernych korzyści w dłuższej perspektywie. Jest to też poniekąd wizytówka firmy i wyraz jej nastawienia do pracowników i potencjalnych klientów.
Dlaczego aranżacja sali konferencyjnej jest ważna?
W sali konferencyjnej organizuje się szereg strategicznych spotkań, prezentacje nowych projektów czy negocjuje się z klientami i partnerami biznesowymi. Dzięki temu pomieszczeniu znacząco można poprawić komunikację. To tam odbywają się niejednokrotnie narady członków poszczególnych zespołów – mogą oni wówczas wymieniać się swoimi pomysłami, wspólnie rozwiązywać problemy (nie ma chyba lepszego miejsca, w którym można przeprowadzić tzw. „burzę mózgów”), a także podejmować najważniejsze decyzje (nawet na poziomie zarządu).
Oprócz tego, sala konferencyjna niejednokrotnie może służyć do przeprowadzania profesjonalnych prezentacji. To z kolei pozytywnie wpływa na klientów i kontrahentów rozważających możliwość nawiązania współpracy z danym podmiotem. Nie da się ukryć: sala konferencyjna jest często pierwszym miejscem, w którym następuje kontakt partnera biznesowego z firmą. Jest to więc miejsce budujące jej prestiż i wizerunek. W niektórych przypadkach można rozważyć umiejscowienie (drugiej) sali konferencyjnej w centrum miasta – w przypadku naprawdę dużej firmy może to podkreślać jej pozycję na rynku.
Sala konferencyjna bardzo często jest też wykorzystywana na potrzeby specjalnych szkoleń i warsztatów dla pracowników. Dzięki temu mogą oni w łatwy sposób podnosić swoje kwalifikacje, co z kolei przekłada się na rozwój całego przedsiębiorstwa. W tym kontekście warto zwrócić uwagę, że sala konferencyjna jest miejscem, gdzie łatwo zintegrować zespół z punktu widzenia celów i wartości firmy. Spotkanie przy wspólnym firmowym stole jest ważne pod względem symbolicznym, jak i praktycznym.
O czym pamiętać przy aranżacji sali konferencyjnej?
Właściwie zaprojektowana sala konferencyjna może przynosić firmie wiele wymiernych korzyści. Aby było to możliwe, trzeba pamiętać o kilku istotnych kwestiach dotyczących jej aranżacji. Przede wszystkim istotna jest lokalizacja tego pomieszczenia. Sala powinna być bardzo łatwo dostępna dla wszystkich pracowników – najlepiej gdy znajduje się ona w centralnej części biura. W przypadku dużych firm funkcjonują często harmonogramy dostępności sali konferencyjnej, co minimalizuje ew. konflikty związane z dostępnością pomieszczenia dla różnych zespołów.
Niezwykle ważne jest też oczywiście wyposażenie techniczne pomieszczenie – powinny tam znaleźć się nowoczesne urządzenia multimedialne, takie jak projektor, ekran, system wideokonferencyjny, odpowiednie do powierzchni nagłośnienie oraz tablica interaktywna. Nie można też zapomnieć o odpowiedniej liczbie gniazdek oraz przewodowym i bezprzewodowym dostępie do Internetu, Wszystko są to niezbędne elementy do prowadzenia efektywnych prezentacji i szkoleń. Nie do przecenienia są też ergonomia i komfort – trzeba koniecznie postawić na wygodne, ergonomiczne meble, odpowiednie oświetlenie (w tym naturalne, co przekłada się odpowiednią proporcję okien do pomieszczenia) oraz akustykę.